CONVOCATORIA A COODINADORES – CONVENCIÓN ACADÉMICA IAPSS 2023
Universidad Hemisferios, Quito, Ecuador
La Asociación Internacional de Estudiantes de Ciencia Política (IAPSS) – la organización internacional más grande que representa a estudiantes de ciencia política y disciplinas relacionadas a nivel mundial – ofrece una oportunidad única para que estudiantes e investigadores júnior puedan crecer personal y profesionalmente en una red global.
De esta forma IAPSS lanza una convocatoria para los coordinadores encargados de la organización e implementación de la Convención Académica 2023 en Quito, Ecuador en la Universidad Hemisferios. La convención tendrá lugar el día 16 de noviembre al 18 de noviembre del 2023.
Estamos buscando candidatos de todo el mundo para los siguientes puestos:
Coordinador de Administración
El coordinador de administración de la convención estará a cargo de varias tareas de lo cual incluye:
- Enviar invitaciones para la conferencia a todos los departamentos de ciencia política.
- Preparar guías, boletines, entre otras comunicaciones para los participantes.
- Monitorear los registros y pagos.
- Responder todas las consultas que tengan los participantes y estudiantes interesados.
- Redactar cartas de invitación y certificados para los participantes que lo requieran.
Usted sería excelente para este trabajo si: tiene un excelente dominio del idioma inglés y español, de igual forma el conocimiento en portugués sería beneficioso; usted se fija en los detalles para poder evitar cualquier falta ortográfica y asegurarse de que los enlaces a sitios web sean los correctos, usted tiene muy buenas habilidades en servicio al cliente y le gusta comunicarse con las personas, usted es organizado y sabe cómo encontrar documentos y localizar los recursos correctos para ayuda a otros, puede crear hoja de cálculo muy organizadas y finalmente si está dispuesto a participar y ayudar a otras personas de diferentes equipos cuando sea necesario, especialmente en tareas de última hora.
Coordinador de Patrocinios y Becas
El coordinador de patrocionios y becas está a cargo de dversas tareas, que incluyen:
- Investigar oportunidades de subvenciones y solicitarlas.
- Poder crear y administrar paquetes, folletos publicitarios y de patrocinio para poder compartir con posibles patrocinadores.
- Localizar y obtener potenciales patrocinadores internacionalmente, nacional y local.
- Investigar organizaciones internacionales e identificar personas claves para poder contactarlas.
Usted sería ideal para el puesto si: usted es habilidoso para solicitar subvenciones y poder recaudar fondos, usted tiene buen dominio del inglés y español, tiene habilidades persuasivas, usted es un buen orador, puede hablar por teléfono para presentar a IAPSS a posibles patrocinadores, usted tiene una familiaridad política con las organizaciones, usted es persistente y motivado, puede crear hojas de cálculo para rastrear las respuestas de los donantes; es estratégico y le gusta planificar cuándo y cómo llegar a las personas; está dispuesto a comprometerse directamente con el trabajo.
Coordinador de oradores
El coordinador de oradores es responsable de conceptualizar y ambientar el programa de los ponentes en la convención.
- Investigar, compartir y reunir listas de oradores potenciales
- Contactar y confirmar la participación de los ponentes, supervisar procesos similares con los socios ponentes del IAPSS
- Comunicarse con los ponentes confirmados y organizar asuntos logísticos tales como: detalles de alojamiento, reuniones, diapositivas de presentación, entre otros.
Usted sería ideal para el trabajo si: está familiarizado con temas relacionados en ciencia política y sepa que contenidos serian interesantes para que los estudiantes escuchen durante las charlas. Usted asiste a un grupo de expertos o una seria de ponentes educativos, está familiarizado con nombres importantes en ciencia política y puede buscar a los mejores ponentes, tiene experiencia en gestión de programas, responde los correos con rapidez, tiene buen manejo de ingles y español, ; usted se fija en los detalles para poder evitar cualquier falta ortográfica y errores en los formatos, usted es minucioso y piensa antes de comunicarse (ejemplo: realizar la verificaciones de antecedentes, asegurarse que los ponentes no discutan sobre temas políticos sensibles antes de comunicarlo), usted es sensible con problemas políticos y eventos globales.
Coordinador de publicidad
El coordinador de publicidad es el encargado de la publicidad de la convención
en redes sociales y está trabajando para aumentar las capacidades financieras del evento asegurando asociaciones o servicios. El/ella/elle estará trabajando juntamente con el departamento de relaciones públicas.
El coordinador de publicidad estará a cargo de múltiples tareas, tales como:
- Redactar e implementar las estrategias de comunicación de medios sociales de la Convención en cooperación con el Departamento de Relaciones Públicas.
- Ayudar a actualizer y mejorar las páginas de la Convención en el sitio web de IAPSS.
- Diseñar y adaptar digitalmente los materiales de la Convención, incluidos, entre otros, la guía, los certificados y las insignias en función de las plantillas existentes.
- Contactar a nuevos socios para compartir una publicidad.
- Organizar el calendario para las redes sociales.
* Se prefiere el conocimiento de diseño gráfico, creación de videos y Adobe Photoshop/InDesign/otros programas de software de diseño, o la voluntad de aprender de forma independiente.
Será excelente en este trabajo si: está familiarizado con las plataformas de redes sociales y le gusta idear nuevas estrategias de redes sociales; Eres creativo; está familiarizado con el diseño gráfico y está dispuesto a crear imágenes y videos promocionales visualmente atractivos para las redes sociales; puede recibir comentarios; está familiarizado con las organizaciones de ciencias políticas y puede presentar/representar IAPSS a estos socios potenciales; está disponible para actualizar con frecuencia nuestras plataformas de redes sociales; tiene buenas habilidades de comunicación (en las redes sociales y con su equipo y supervisor); puede trabajar con supervisión limitada pero colaborar con su compañero de equipo; hablas inglés y español con fluidez. El conocimiento del portugués sería beneficioso.
Equipo de coordinación de la feria.
La Coordinación de Feria es la encargada de organizar la Feria de la Convención Académica 2023. La Feria de convenciones ofrece una plataforma atractiva para estudiantes, académicos, ONG, grupos de expertos y agencias políticas y diplomáticas para establecer contactos e intercambiar ideas. El Equipo de Coordinación de la Feria trabajará en estrecha colaboración con el Departamento de Programas.
El Equipo de Coordinación de la Feria está a cargo de diversas tareas, entre ellas:
- Reclutar grupos de interes en Ecuador y paises vecinos.
- Desarrollar junto con el equipo de Jefe de Programas, Tesorero y Becas, una estrategia de contacto y seguimiento.
- Contactar a grupos de interés para que programen su participación en la feria.
- Supervisar la comunicación con los participantes de la Feria antes, durante y después de la Convención.
- Responder a las consultas de los participantes de la feria y de todas las partes interesadas en unirse a la feria.
Será excelente en este trabajo si: tiene conocimiento de ONG, centros de estudios y empresas que trabajan en el tema de la Convención en Quito; está familiarizado con los nombres importantes en la escena empresarial y política local; tiene experiencia organizando eventos y/o ferias; responde a los correos electrónicos rápidamente; tiene un sólido dominio del inglés y del español, presta atención a los detalles para evitar errores ortográficos y de formato; eres minucioso y piensas antes de comunicarte.
Es beneficioso si los candidatos tienen experiencia en la organización de eventos y/o conferencias. Todos los candidatos deben ser bilingües en inglés y español. El conocimiento del portugués sería beneficioso.
Este puesto es, como todos los demás puestos dentro de IAPSS, voluntario y no remunerado, y aplica para el período del 30 de julio de 2023 al 15 de diciembre de 2023.
Los candidatos deben poder viajar a Quito para las fechas de la conferencia. Es posible que se proporcione algún tipo de apoyo financiero para viajes. Se priorizarán candidatos de Ecuador, Perú y Colombia.
Para postular, envíe un CV y una carta de motivación (máx. 1 página, que se refiera a su experiencia, habilidades, intereses y planes relacionados con el puesto de interés).
Los candidatos preseleccionados serán invitados a una entrevista de Zoom. No dude en ponerse en contacto con nosotros a través de academic@iapss.org/programs@iapss.org en caso de tener más preguntas o consultas. Por favor envíe su solicitud en inglés.
